Cortes de caja ¿cuántos tipos hay?

Corte ciego, corte X, corte Z, retiro de valores y corte global son palabras que se usan en el mundo del Retail y en ocasiones pueden ser confusas, ya que pueden variar los términos entre diferentes empresas, regiones y/o países.

Corte ciego

Este en realidad no es un corte como tal, son medidas que se toman para que el cajero no conozca el monto teórico de cierre esperado (acumulado del punto de venta) antes de realizar el corte. Esto ayuda a evitar la influencia del monto teórico en el manejo del efectivo, propiciando una operación confiable disminuyendo en cierta medida los actos de deshonestidad.

Corte X, arqueo de caja o comprobación de caja

Es un corte informativo. Muestra cuánto dinero hay en caja hasta el momento, pero no cierra la caja ni afecta el sistema.

En los lugares donde he tenido la oportunidad de trabajar rara vez se le llama Corte X, es más común que se le llame arqueo de caja o comprobación de caja, dependerá del lugar o empresa.

¿Como se hace?
Se cuentan físicamente todos los valores de la caja: billetes, monedas, vouchers (o cortes de terminal bancaria), vales, cupones, gastos (si aplica) y se registran en el sistema de punto de venta para que se genere un movimiento que compare el conteo físico con el registrado en el sistema durante las operaciones normales de venta.

¿Qué se obtiene?
Regularmente se imprime en papel o también se puede ver en pantalla la suma de los valores registrados en el sistema comparado con el conteo físico, mostrando las diferencias en cada forma de pago, si es que existen.

¿Que afecta?
Nada, este corte es solo informativo, los contadores del sistema no se ven afectados, es decir NO se inicializan, es con fines de comprobación, no afecta los resultados del corte Z o parcial.

¿Cuándo se usa?
En cualquier momento del turno de un cajero, para revisar cómo van las ventas. Algunas empresas lo tienen como parte de sus procedimientos diarios, algunas otras lo usan de forma sorpresiva y en cajas al azar para asegurarse de la correcta operación de los cajeros.

Permisos

Este es un corte que no es recomendable dejarlo libre para que el cajero lo realice, debería estar controlado por permisos para que solo ciertos usuarios como los supervisores o gerentes den la autorización para realizarlos, de otra forma sería una herramienta útil para un cajero deshonesto obtenga información para realizar fraude.

Ejemplos

1. A las 16:00 horas en el turno del cajero que tiene una jornada de 12:00 a 20:00 horas, el supervisor quiere saber cuánto se ha vendido, entonces hace un Corte X.
2. Se han detectado anomalías o dudas frecuentes en algunos cortes que no son totalmente comprobables, la empresa decide realizar un Corte X o arqueo de caja a diferentes horas y ciertas cajas para validar que durante el transcurso del turno las operaciones fluyan de forma confiable.

Retiro de valores, retiro de efectivo, retiro de excedente de caja o retiro parcial de caja.

Se refiere a sacar una parte del dinero en efectivo sin realizar un corte Z ni contar todos los valores.

¿Como se hace?

El cajero en conjunto con el supervisor o gerente (Si existen estas figuras) indican al software cuánto dinero se retirará de la caja.

¿Qué se obtiene?

El software imprime un comprobante el cual es firmado por el cajero y el supervisor o gerente, se sella en un paquete junto con el efectivo que se almacena en un lugar físico apartado de la caja.

¿Que afecta?

Genera un movimiento de retiro que es interpretado en el siguiente corte Z para que no sea tomado en cuenta como faltante, descontando de los ingresos de forma automática.

¿Cuándo se usa?

Regularmente los sistemas de punto de venta tienen un valor configurable de importe máximo de efectivo en caja, con este valor el software muestra notificaciones al cajero cuando los ingresos en efectivo hayan rebasado ese monto. En algunas empresas obligan a realizar el retiro cuando se muestra la notificación, de otra manera no podrán seguir registrando ventas.

Corte Z, corte parcial o corte de turno

Es un corte final. Cierra el turno del cajero. Registra oficialmente las ventas y reinicia los contadores para el siguiente turno o día si fue el último.

Al igual que el Corte X, rara vez se le llama por su nombre "oficial", es más común llamarlo corte de turno o corte parcial.

¿Como se hace?
No varia en la forma de hacerse respecto al corte X, se contabilizan los valores físicos, se registran en el sistema de punto de venta el cual hace la comparación y muestra las diferencias si existen.

¿Cuándo se usa?

Al finalizar el turno o jornada de un cajero o también cuando el cajero tiene que ausentarse de forma temporal para disfrutar su hora de comida, descanso o cualquier otra causa que le impida seguir registrando ventas.

¿Qué se obtiene?
Se imprime en papel con la suma de los valores registrados en el sistema comparado con el conteo físico, mostrando las diferencias en cada forma de pago, si es que existen. Este corte se protege en un paquete sellado que anexa los valores amparados en el corte (dinero o comprobantes de pago), este corte es firmado por el cajero y en algunos comercios también lo firma un supervisor o gerente, dando certeza de que lo registrado y los valores entregados no serán alterados hasta llegar al área de tesorería.

¿Que afecta?
Este corte afecta los contadores del sistema de punto de venta, los inicializa en cero para que el próximo turno o cajera inicie su propia cuenta.

Permisos
En la mayoría de los comercios donde no existen los supervisores, los cajeros tienen el permiso para realizar su propio corte. Cuando existe la figura de supervisor en la tienda o sucursal es recomendable que intervenga en el corte para dar fe de que el corte se realizó de forma confiable y con las mejores prácticas de rapidez y honestidad.

Ejemplos:

1. A las 10:00 PM, el cajero termina su turno y hace un corte Z. El sistema registra que vendió $5,000 ese día y deja la caja lista para el siguiente turno o día.

2. El cajero inicia su jornada a las 10:00 y sale a disfrutar su tiempo de comida de las 14:00 a las 15:00 horas, por lo cual tiene que realizar un corte Z o parcial para que alguien lo pueda cubrir durante su ausencia.

Corte global, corte del día o corte consolidado

Agrupa todos los cortes Z de los diferentes cajeros o turnos del día, refleja la venta total del día.

No existe un formato estándar para generarlo, algunas empresas lo agrupan por turno, otros por formas de pago.

Al igual que el corte X, este es un reporte informativo que es una herramienta muy útil en las áreas de tesorería para realizar su conciliación y depósitos bancarios.

¿Como se hace?
Simplemente se le da la indicación al sistema de punto de venta de generarlo y de forma automática debe sumar todos los cortes Z o parciales. Algunas empresas les es funcional sacar un corte global por caja, otras además lo generan de todas las cajas, dependerá del área de tesorería como les sea más útil.

¿Cuándo se usa?

Al final del día

¿Qué se obtiene?

Un papel que refleja la sumatoria de todos los cortes de una o varias cajas. este va incluido en los paquetes sellados de los cortes de caja, regularmente en el paquete del último corte de turno.

¿Qué afecta?

No debe afectar nada en el sistema, ya que de hacerlo rompería el control de los cortes parciales, solo es informativo y es una herramienta para el área de tesorería. 

Permisos

Es recomendable que este corte tenga control de permisos para que solamente un supervisor o gerente lo pueda generar, ya que de tener control un cajero podría prestarse a usar esa información a su favor o de una forma diferente a la cual es útil, que es para el área de tesorería.

Ejemplo:

El supervisor después de generar el último corte de caja de la jornada, solicita el corte global al sistema de punto de venta para incluirlo en el paquete sellado del corte.